בכל פרויקט אוטומציה, לפני שמתחילים לבנות וליישם פתרונות, יש צורך לבצע אפיון מקיף. "אפיון" הוא מונח כללי שקיים בתחומים רבים, ולא תמיד ברור ללקוחות מה המשמעות שלו ולמה הוא נחוץ.
אפיון, בהקשר של תהליכי אוטומציה עסקית, הוא ניתוח מעמיק של כל תהליכי העבודה הקשורים לפרויקט. למשל, אם לקוח מבקש אוטומציה לתהליך גבייה חודשית מלקוחותיו, מדובר רק בכותרת כללית. בשלב זה, עלינו לחלץ מהלקוח את כל הפרטים הדרושים לבניית האוטומציה בצורה יעילה ומדויקת.
האפיון כולל ירידה לפרטים הקטנים של כל מרכיב בתהליך ופיתוח תכנית מפורטת ליישום פתרונות מתאימים. אפיון יסודי הוא קריטי להצלחת הפרויקט, ובלעדיו קיימת סבירות גבוהה שהפרויקט ייכשל או לא יענה על כל הצרכים הנדרשים.
שלבי האפיון ופירוק התהליכים בעסק
תהליך האפיון מורכב ממספר שלבים מרכזיים, שכל אחד מהם תורם להבנת הצרכים והדרישות של הלקוח ולפיתוח פתרון אוטומציה יעיל.
השלב הראשון כולל איסוף מידע על המערכות הקיימות או הנדרשות לצורך הפרויקט. חשוב להבין אילו מערכות מעורבות, כמו מערכת CRM, מערכת סליקה או אתר, והאם יש להן אפשרות אינטגרציה (API). נבחן אילו טריגרים ופעולות מאפשרות המערכות הללו וכמה מורכב לתקשר איתן באמצעות ה-API.
בשלב השני, ננתח את התהליכים הקיימים והנדרשים בפרויקט. נבין מה המערכות צריכות לדעת לעשות במסגרת הפרויקט, אילו תהליכים באים להחליף או ליצור, ומהם הטריגרים לכל תהליך (האם הם אוטומטיים, ידניים או מותנים בזמן מסוים). בנוסף, נגדיר את סדר הפעולות בכל תהליך ונבדוק אם יש להבדיל ולסנן מקרים שונים שיביאו לסדר פעולות שונה. נדון גם ב"ומה אם לא" – מה קורה במצב שבו התהליך "נתקע" ודרכים לוודא שדברים לא נופלים בין הכיסאות.
נושא נוסף הוא חוויית המשתמש וחוויית הלקוח. נבחן אילו נתונים צריכים להופיע במערכת ולמי צריכה להיות גישה אליהם. נגדיר מי צריך לבצע את התהליכים במערכת (בעל העסק, עובדים, צוות) ואיך לדאוג שהפלואו יהיה ברור וכמה שיותר טבעי. נוודא שהלקוח מקבל חוויה חיובית ולא "אוטומטית" מדי.
לבסוף, נתייחס למעקב אחרי הנתונים. נגדיר אילו נתונים נרצה לעקוב בתוך התהליכים השונים והאם המעקב יתבצע באופן יזום כל כמה זמן (כגון באמצעות דשבורד) או שנדרשות התראות במקרים ספציפיים – למי, מתי ואיך הן יישלחו.
רשימת הנושאים הנ"ל נבנתה מתוך ניסיון, והיא ניתנת להתאמה בהתאם לצרכים הספציפיים של כל פרויקט.
האם אפשר לבצע את האפיון לבד?
במקרים רבים, אני ממליצה להתחיל עם אפיון ראשוני שנעשה באופן עצמאי. נקודת פתיחה של לקוח מוכן עוזרת מאוד לקצר ולמקד את תהליך האפיון. ניתן לעבוד עם סדרת השאלות הבאה ולהגיע לפגישה הראשונה עם אפיון התחלתי. כך תוכלו לקבל תמונה ברורה יותר של הצרכים והדרישות:
- אילו מערכות מעורבות או נדרשות לצורך הפרויקט (כגון: מערכת CRM, מערכת סליקה, אתר)?
- האם המערכות האלו מאפשרות אינטגרציה (API)? אילו טריגרים ופעולות האינטגרציה מאפשרת?
- מה המערכות צריכות לדעת לעשות במסגרת הפרויקט?
- אילו תהליכים אנו באים להחליף או ליצור כחלק מהפרויקט?
- מה הטריגר לכל אחד מהתהליכים (אוטומטי, ידני או מותנה בזמן)?
- מהן הפעולות שצריכות לקרות בכל תהליך ובאיזה סדר?
עם זאת, כמו שלא ננסה לבנות בית ללא אדריכל, לא כדאי להתקדם לשלב הביצוע בלי לעבור תהליך אפיון מקצועי שחתום על ידי מומחה באוטומציה. המומחה יעזור לוודא שהאפיון מתייחס לכל הנקודות החשובות ומונע בעיות שעלולות להתעורר בהמשך. כך ניתן לגשר על הפערים בין מה שהלקוח מדמיין או מצפה לקבל לבין התוצאה בפועל.
חשיבות האפיון עם מומחה אוטומציה
אפיון מקצועי עם מומחה אוטומציה הוא שלב קריטי בהבטחת הצלחת הפרויקט. מומחה האוטומציה מביא איתו ידע וניסיון נרחב, שמאפשר לו להבין לעומק את הצרכים והדרישות של הלקוח ולתרגם אותם לפתרונות טכניים ותהליכים מוגדרים. תהליך האפיון מאפשר ללקוח להציג את חזונו לפרויקט, בעוד המומחה מתמקד בניתוח הנתונים ובפיתוח תכנית פעולה מתאימה.
במהלך האפיון, המומחה בוחן את כל המערכות המעורבות, את הטריגרים והפעולות הנדרשות, ואת תהליכי העבודה הקיימים והדרושים לשיפור. המומחה שואל שאלות מכוונות שמסייעות להבהיר את כל הפרטים הקטנים, ולזהות נקודות קריטיות שיכולות להשפיע על הצלחת הפרויקט. בנוסף, המומחה יודע להצביע על סיכונים פוטנציאליים ולהציע פתרונות למניעתם.
תהליך האפיון המקצועי גם יוצר תיאום ציפיות בין הלקוח למומחה האוטומציה. המומחה מסביר ללקוח את האפשרויות הקיימות, את המורכבויות השונות, ואת השלבים הבאים בתהליך. כך ניתן להבטיח שהלקוח יבין מה צפוי במהלך העבודה ויהיה שותף מלא לתהליך קבלת ההחלטות. תיאום זה חשוב במיוחד כדי להימנע מאי הבנות וטעויות שעלולות להתרחש בשלב הביצוע.
בנוסף, אפיון עם מומחה אוטומציה כולל יצירת תרשימי זרימה המפרטים את כל השלבים בתהליך, זיהוי של כל הנתונים הנדרשים, ובחינת אפשרויות האינטגרציה בין המערכות השונות. המומחה דואג להתייחס לכל הפרטים, מהגדול ועד הקטן ביותר, כדי להבטיח שהתוצאה הסופית תענה על כל הצרכים של הלקוח.
לסיכום, אפיון מקצועי עם מומחה אוטומציה מבטיח שהפרויקט יתחיל ברגל ימין ויימנע מבעיות שעלולות להתעורר בהמשך. מומחה האוטומציה מספק תובנות חשובות ומציע פתרונות מותאמים אישית, המובילים להצלחת הפרויקט ולהגברת שביעות הרצון של הלקוח.
