הגיע הזמן לתקן ולשדרג תהליכים שלא עובדים כמו שצריך
אוטומציה הפכה לחלק בלתי נפרד מהפעילות העסקית של ארגונים רבים, אך כמו כל מערכת טכנולוגית, גם תהליכים אוטומטיים אינם חסינים לבעיות. תקלות בתהליכי אוטומציה, חיבורים שאינם פועלים כראוי, או תהליכים שכבר לא מותאמים לצרכים העדכניים של העסק עלולים לגרום לבזבוז זמן, לעיכובים ואפילו לטעויות יקרות.
תהליכי אוטומציה שנבנו בעבר עשויים לדרוש שדרוג או התאמה, במיוחד כשהמערכות סביבם מתעדכנות או כשהעסק מתרחב וצרכיו משתנים. שירות תיקוני אוטומציה נועד לתת מענה מדויק לצרכים אלו: לאתר תקלות, לתקן אותן, לשפר את היעילות ולדאוג שהמערכות יעבדו יחד בצורה מושלמת.
במאמר זה נציג דוגמאות של תהליכי אוטומציה שתוקנו ושודרגו בהצלחה, ונסביר כיצד זה יכול לשפר את הפעילות העסקית שלכם.
חיסכון משמעותי באינטגרציה בין ERP לאתר איקומרס
בעל עסק בתחום המסחר האלקטרוני התמודד במשך שנים עם אינטגרציה שנבנתה עבורו בין מערכת ה-ERP לניהול מלאי לבין אתר האיקומרס שלו. האינטגרציה עבדה בצורה סבירה, אך כל שנה חברת התוכנה העלתה משמעותית את עלות המנוי, עד שהתשלום החודשי הגיע ל-1,100 דולר.
התלות בתהליך האוטומטי גרמה לכך שהבעלים הרגיש שאין לו ברירה אלא להמשיך לשלם, אך כששקל את ההוצאה השנתית, מעל 40,000 ש"ח, הוא החליט שזה הזמן לבדוק פתרונות אחרים.
לאחר בדיקה מעמיקה שלנו, זוהתה הבעיה המרכזית: האינטגרציה התבססה על תהליכים שבזבזו כמויות עצומות של אופרציות, ושימוש במערכת אינטגרציה מאוד יקרה, כל פעולה קטנה כמו עדכון מלאי או הפקת חשבונית יצרה ביזבוז מיותר של אופרציות.
הבנו שניתן לעבור למערכת אינטגרציה זולה יותר, ולבנות תהליכים איכותיים יותר.
תוך שבועיים בוצע שדרוג מלא שכלל:
- ייעול התהליכים הקיימים: בניית אינטגרציה חדשה שמבצעת רק את הפעולות החיוניות בצורה מדויקת וחסכונית.
- חיסכון בעלויות: צמצום השימוש באופרציות מיותרות, והחלפת מערכת אינטגרציה, הביא להורדה דרמטית של התשלום החודשי ל-9 דולר בחודש בלבד.
לאחר השדרוג, העסק לא רק חסך סכום עצום בהוצאות, אלא גם קיבל מערכת יציבה ואמינה שמאפשרת לו לנהל את התהליכים בצורה יעילה וחסכונית יותר.
ייעול חיבור CRM שהפך את ניהול הלידים לחלק
יועץ דיגיטלי פנה אלינו לאחר שהתמודד עם בעיות בחיבור מערכת ה-CRM שלו, שנבנתה בפלטפורמת Airtable, לדפי הנחיתה של רב-מסר. החיבור הקיים עבד, אבל לא בצורה יעילה, מה הכוונה? במקום שהלידים החדשים ייכנסו למערכת באופן מיידי, התהליך התבסס על בדיקות חוזרות כל כמה דקות, זו גישה בזבזנית שסתם בזבזה כמות מטורפת של אופרציות.
כמות האופרציות גדלו וכך הבזבוז הכספי ככל שהעסק גדל: עלויות התפעול עלו לכדי 600 עד 900 ש"ח בכל חודש, נטו בשביל למשוך כמה לידים בודדים בכל יום.
במהלך העבודה שלנו:
- בנינו חיבור חכם: לידים חדשים הוזרמו למערכת בזמן אמת, ללא צורך בבדיקות מחזוריות חוזרות.
- צמצמנו את העלויות: השימוש באופרציות הופחת בצורה דרמטית, מה שהוריד את העלות ל-10 דולר בלבד בחודש.
אחרי התיקון, המערכת הפכה ליעילה יותר, והתהליך התנהל בצורה חלקה ומדויקת. היועץ יכל להתמקד בשירות לקוחות ובפיתוח העסק במקום לבזבז זמן וכסף על מערכת לא יעילה.
יתרונות מרכזיים של תיקוני אוטומציה
תהליכי אוטומציה שנבנים בצורה לא יעילה או שאינם מתעדכנים בהתאם לצרכים המשתנים של העסק עלולים להפוך לעומס כלכלי ותפעולי. תיקון ושדרוג של אוטומציות קיימות מציע יתרונות משמעותיים:
חיסכון בעלויות:
אוטומציות לא יעילות צורכות משאבים מיותרים. תיקון נכון מפחית את העלויות השוטפות בצורה דרמטית.שיפור יעילות המערכת:
תהליכי אוטומציה משודרגים מבטיחים שהתהליכים הקריטיים יפעלו בצורה מדויקת, ללא עיכובים או פעולות מיותרות.מניעת תקלות וכשלים:
תיקון ושדרוג המערכת מטפל באתגרים כמו חיבורים לא יציבים או נתונים שלא זורמים בצורה חלקה, מה שמפחית את הסיכון לטעויות יקרות.התאמה לצרכים משתנים:
עסקים גדלים ומתפתחים, וכך גם הצרכים שלהם. תיקון ושדרוג של אוטומציות קיימות מאפשר התאמה מדויקת לצרכים העדכניים, בין אם זה מעבר למערכות חדשות או טיפול בנפחי עבודה גדולים יותר.שיפור חוויית הלקוח:
תהליכים מהירים ומדויקים מבטיחים חוויית שירות איכותית יותר, עם תגובה מהירה לפניות, ניהול לידים משופר, והפקת דוחות בזמן אמת.
באמצעות תיקוני אוטומציה, עסקים לא רק חוסכים כסף, אלא גם מוודאים שהמערכות שלהם עובדות עבורם, ולא להפך.
תיקוני אוטומציה הדרך לחיסכון ויעילות
תהליכי אוטומציה הם חלק בלתי נפרד מהפעילות העסקית המודרנית, אך כשהם אינם בנויים כהלכה או אינם מתעדכנים, הם עלולים להפוך למעמסה כלכלית ולגרום לעיכובים ולתקלות. תיקוני אוטומציה מספקים פתרון יעיל וממוקד. החל מאיתור הבעיות, דרך שדרוג המערכות ועד להתאמה מלאה לצרכי העסק.
כפי שראינו בדוגמאות, עסקים מצליחים לחסוך עד עשרות אלפי שקלים בשנה ולשפר את ביצועי המערכות שלהם באמצעות תיקוני אוטומציה. מעבר לחיסכון הכספי, התיקונים הללו מאפשרים תהליכים מדויקים, מהירים ומותאמים לצמיחה העתידית של העסק.
אם גם אתם מרגישים שתהליכי האוטומציה שלכם זקוקים לשיפור, נשמח לעזור לכם לתקן, לשדרג ולייעל אותם, כך שתוכלו להתמקד במה שחשוב באמת, הצמיחה של העסק שלכם.
